Blog Sukma Sukardi: BEBERAPA ISTILAH-ISTILAH FORMULA MICROSOFT EXCEL DAN FUNGSINYA

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.

Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini

Istilah-istilah dalam Excel

1. Cell : merupakan penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. untuk lebih jelasnya fungsi-fungsikan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5

2. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

3. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

4. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

5. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6

6. Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7

7. Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5

8. Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7

Menulis Rumus
1. Operasi Logika

Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :

a. = : sama dengan

b. > : lebih besar dari

c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan

d. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan

2. Menggunakan Fungsi

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().
A. Fungsi Logika

Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :
1. Fungsi If :
    Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
    Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))
2. Fungsi String
    Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan
1. Fungsi VALUE :
    digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text, penulisannya : =VALUE(text)
2. Fungsi FIND :
    digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang                       penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)
3. Fungsi MID
    digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya :     =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)
4. Fungsi LEFT atau RIGHT :
  digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)
5. Fungsi REPLACE :
    digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter), penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)
6. Fungsi CONCATENATE :
    digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string, penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)

B. Fungsi Tabel :

Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP), penulisanya HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

Fungsi yang sering digunakan
1. Fungsi Sum :
Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya : =SUM(number1,number2,..)

2. Fungsi Average :
    Digunakan untuk mencari nilai rata-rata, penulisannya : =average(number1,number2,…)
3. Fungsi Max :
    Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)
4. Fungsi Min:
    Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)
5. fungsi Count :
    Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih
6. Fungsi Stedev :
    Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya : =stedev(number1,number2,…)
7. Fungsi Var :
    Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…)

A. Memasukkan Formula pada Microsoft Excel 2010

UNTUK MEMASUKKAN FORMULA PADA MICROSOFT EXEL DAPAT MENGGUNAKAN DUA METODE , YAITU:

Kekuatan Microsoft Excel terletak pada serangkaian luas formula yang memungkinkan Anda untuk menghitung jumlah list yang diberikan semua cara untuk menentukan tingkat pinjaman. Tetapi untuk menggunakan formula yang powerful ini Anda harus menjadi akrab dengan beberapa cara yang rumus dapat dimasuki dan digunakan. Sementara berada di situ, ia bahkan akan menunjukkan beberapa trik untuk membantu Anda menghemat waktu dan lebih produktif dengan Excel 2010.

Metode “Gunakan Cell atau Formula Bar Tulis Formula Menggunakan sebuah Fungsi

Metode ini menggambarkan di bawah ini akan menunjukkan cara menggunakan Excel Formula bar untuk menulis rumus. Juga akan menunjukkan cara untuk menyusun formula sederhana luar formula bar.

1. Klik sel di mana Anda ingin hasil untuk muncul dan klik pada Formula bar diikuti dengan tombol fungsi insert f (x)].

Ketika Anda menulis rumus Anda, Anda masukkan fungsi diikuti dengan ekspresi. Ini berarti bahwa jika Anda menggunakan fungsi SUM yang digunakan untuk menambahkan sel, Anda akan mulai dengan memasukkan rumus berikut:

= SUM (

Semua formula harus didahului oleh tanda .

Untuk melanjutkan menyusun formula, masukkan atau pilih sel yang ingin Anda sertakan dalam ekspresi. Jadi mengatakan menambahkan angka penjualan untuk bulan Januari 2010 dan Januari 2009, ([a] 100 dan [b] masing-masing 67). Anda akan masukkan berikut ini:

= SUM (b2, c2)

Setiap referensi sel merupakan nilai yang ingin dimasukkan ke dalam formula, jadi b2 mengacu pada 100 penjualan pada Januari 2010 dan seterusnya. Anda dapat menyertakan nilai-nilai tambahan untuk ditambahkan dalam fungsi ini hanya dengan menambahkan koma setelah setiap referensi sel.

2. Anda juga dapat membuat rumus Anda di luar Formula bar dengan mengklik dua kali pada sel di mana hasil akan muncul. Ulangi langkah diatas untuk komposisi formula.

3. Tekan Enter untuk melihat hasil formula baru saja Anda masukkan.

Metode 2″Gunakan Cell atau Formula Bar Tulis Formula tanpa Fungsi

Anda juga bisa membuat sebuah rumus dengan menggunakan operator umum seperti perkalian, pembagian, pengurangan, dan penambahan.

1. Klik sel di mana Anda ingin hasil untuk muncul dan klik pada Formula bar diikuti oleh (x) f].

Ketika Anda mulai menulis rumus Anda masukkan berikut ini:

Semua formula harus didahului oleh tanda.

Untuk melanjutkan menyusun formula, masukkan atau pilih sel yang ingin Anda sertakan dalam ekspresi. Jadi letâ € ™ s mengatakan kami menambahkan angka penjualan untuk bulan Januari 2010 dan Januari 2009, ([a] 100 dan [b] masing-masing 67). Anda akan masukkan berikut ini:

= B2 + c2

Setiap referensi sel merupakan nilai yang ingin dimasukkan ke dalam formula, jadi b2 mengacu pada 100 penjualan pada Januari 2010 dan seterusnya. Anda dapat menyertakan nilai-nilai tambahan untuk ditambahkan dalam formula ini hanya dengan menambahkan operator tambahan setelah setiap referensi sel. Anda juga dapat mengurangi, mengalikan, dan membagi dalam ekspresi yang sama.

2. Anda juga dapat membuat rumus Anda di luar Formula bar dengan mengklik dua kali pada sel di mana hasil akan muncul. Ulangi langkah diatas untuk komposisi formula.

3. Tekan Enter untuk melihat hasil formula baru saja Anda masukkan.

A. Menggunakan Rumus

Rumus merupakan perintah matematika yang ditempatkan pada sel tertentu.Dalam perhitungan tersebut membutuhkan operator aritmatik.Urutan operator hitung tersebut adalah sebagai berikut:

1. () = pengelompokan

2. ^ = pangkat

3. * = perkalian

4. / = pembagian

5. + = penjumlahan

6. - = pengurangan

Setiap menggunakan rumus,harus didahului dengan karakter "="

a) Menulis Rumus dengan Angka Tetap

Jika anda akan melakukan perhitungan dengan jumlah data yang terbatas,maka anda dapat menggunakan dengan angka tetap.Misalnya anda akan melakukan perhitunga luas suatu bangun persegi panjang,maka ikuti cara berikut:

1.Buatlah tabel dan simpan.

2.Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan,klik sel

3.Ketik rumus,misal =9*4,kemudian tekan tombol Enter

4.Hasilnya akan terlihat angka 36

b)Menggunakan Rumus dengan Menunjuk Sel

Menghitung dengan cara ini akan mengurangi kemungkinan salah ketik dan jauh lebih mudah dalam pengerjaannya.Ikuti cara berikut :

1.Tempatkan pointer pada posisi yang diinginkan,misal sel C7,lalu diklik

2.Ketik karakter " = "

3.Klik sel C4,Klik karakter perkalian (*),lalu Klik sel C5

4.Tekan tombol Enter

5.Akan terlihat angka 36 pada sel C7

B. Copy Rumus

Jika anda melakukan perhitungan dengan jumlah data cukup banyak dan ditempatkan dalam beberapa baris,maka anda cukup menggunakan rumus pada data pertama,sedangkan data selanjutnya anda lakukan saja proses copy.Berikut ini caranya:

1.Aktifkan file Latihan1 yang pernah anda buat sebelumnya.

Misal,Anda akan melakukan perhitungan Jumlah Harga yang diperoleh dari hasil perkalian antara Jumlah dan Harga Satuan

2.Tempatkan pointer pada posisi yang diinginkan,yaitu klik sel E5

3.Ketik karakter " ="

4.Klik sel C5,lalu ketik karakter " * ",kemudian klik sel D5

5.Tekan tombol Enter

6.Klik sel E5,yaitu sel yang berisi rumus

7.Tempatkan mouse pada Fill Handle (pojok kanan bawah pada alamat sel tersebut)

8.Klik dan jangan lepas,lalu drag hingga alamat sel yang di inginkan,misal E9

C. Menggunakan Referensi Relatif dan Absolut

Apabila anda menggunakan rumus dan melakukan proses copy,maka akan terlihat perubahan pada alamat sel di rumus tersebut sesuai dengan lokasi baru pada rumus.Alamat-alamat sel yang berubah secara otomatis tersebut di sebut dengan alamat Sel Relatif.

Seandainya anda menyorot alamat sel E5,maka akan terlihat rumus =C5*D5,jika alamat sel tersebut di copy ke baris berikutnya,maka rumus pada alamat sel E6 akan menjadi =C6*D6.Begitu seterusnya.

Selain menggunakan rumus dengan alamat sel relatif,anda juga dapat menggunakan alamat sel absolut.Alamat sel absolut merupakan alamat sel yang selalu menunjuk pada sel yang sama (sel tetap).Alamat sel absolut ditandai dengan simbol $.

D. Memakai Fungsi

Fungsi adalah salah satu fasilitas pada Excel untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan dalam pengolahan data.Menyisipkan fungsi dapat dilakukan secara manual dengan terlebih dahulu mengetahui bentuk umum dari fungsi tersebut.Disamping itu,anda pun dapat menggunakan fasilitas Wizard yang terdapat pada Insert function.

a)Memasukkan Fungsi Secara Manual

Jika anda akan memasukkan fungsi ke dalam sel secara manual,maka anda mengetikkan seluruh fungsi dan argumennya.Ikuti langkah di bawah ini:

1.Aktifkan nama file Latihan1

2.Tempatkan penunjuk sel pada alamat sel,misal E10

3.Ketik fungsi =SUM(

4.Sorot sel E5 hingga E9 atau range E5:E9

5.Ketik kurung tutup,kemudian tekan tombol Enter

b)Memasukkan Fungsi dengan Insert Function

1.Aktifkan nama file yang akan dihitung

2.Tempatkan pointer pada sel hasil perhitungan

3.Klik menu Insert->Function

4.Akan terlihat kotak dialog Insert Function

5.Pada bagian Or select a category klik kategori fungsi yang akan digunakan,misal Math&Trig

6.Pilih fungsi yang diinginkan pada bagian Select a function,misalny SUM

7.Klik OK,maka akan terlihat kotak dialog Function Arguments

8.Isi argumen yang sesuai keinginan.Pada bagian Number1 menentukan range data yang akan di hitung

9.Klik Ok

E. Fungsi Statistik

Fungsi ini adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan dan analisa dari sekumpulan data angka.Fungsi-fungsi statistik tersebut antara lain:

a)AVERAGE
Digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data

b)COUNT
Digunakan untuk mencari nilai berapa banyak data yang terdapat dalam range tertentu (sel yang terisi data)

c)MAX
Dipakai untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data angka

d)MIN
Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data angka

Selain menggunakan perintah di atas,anda dapat menggunakan cara lain,yaitu dengan memilih ikon AutoSum pada toolbar Standard

F. Menggunakan Fungsi Logika (IF)

Fungsi logika adalah untuk mengecek nilai benar dan salah,’’TRUE AND FALSE’’. Fungsi ini terdiri dari : IF, OR, AND, NOT, FALSE, dan TRUE
fungsi IF, untuk menyatakan prasyarat. Sintak dan argumen =IF(syarat_logika,jawaban_ benar, jawaban_salah). Jika syarat yang ditentukan memenuhi, maka akan mena,pilkan jawaban _benar. Namun jika tidak maka akan menampilkan jawaban salah.

Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=IF (logical_test,value_if_true,value_if_false

Artinya apabila ekspresi logical_test benar,maka perintah pada value_if_true yang akan dilaksanakan,sebaliknya apabila ekspresi logical_test salah,maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan.

Operator relasi atau pembanding yang digunakan:

= : sama dengan

< > : tidak sama dengan

<= : lebih kecil atau sama dengan

>= : lebih besar atau sama dengan